Datenschutzinformation

 

1. Datenschutzgrundsatz
Die HSW AG beachtet im Rahmen von Kunden- und Lieferantengeschäftsbeziehungen die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Datenschutzbestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Wir verarbeiteten personenbezogenen Daten nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder die betroffene Person ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt hat.

 

2.  Datenschutzbeauftragter
Diese Datenschutzinformation gilt für die Datenverarbeitung durch
HSW AG big prints, Peter-Henlein-Str. 3, 36093 Künzell
 E-Mail: datenschutz@hsw.ag
 Telefon: +49 661 902320
 Telefax: +49 661 9023244
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der HSW AG ist unter BerIsDa GmbH, Justus-Liebig-str. 4, 36093 Künzell, unter datenschutz@berisda.de bzw. unter datenschutz@hsw.ag erreichbar.

 

3.  Datenverarbeitung
Die Durchführung unserer Kunden- und Lieferantengschäftsbeziehungen erfordert die Verarbeitung von Daten unserer Kunden und Vertragspartner. Soweit diese Daten Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, handelt es sich dabei um personenbezogene Daten. Neben den Daten unserer Vertragspartner verarbeiten wir die Daten zu den Ansprechpartnern unserer Vertragspartner.
Konkret werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • Identifikationsdaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Umsatzsteuer-ID-Nummer, Bankverbindung),
  • Legitimationsdaten,
  • Informationen zum Risikoprofil des Kunden.

 

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Wir verarbeiteten die Daten unserer Kunden auf Basis der nachfolgenden Rechtsgrundlagen und für die nachfolgend aufgeführten Zwecke:
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)
Ihre Daten werden zur Durchführung unserer Verträge mit ihnen, insbesondere zur Abwicklung erteilter Aufträge verarbeitet. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach dem konkreten Auftrag, dem Produkt und den Vertragsunterlagen.
Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)
Ihre Daten können außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verwendet werden. Dies erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten,
  • Erfüllung interner Anforderungen einschließlich Kreditversicherung / Forderungsausfallversicherung und Risikomanagement,
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
  • Werbung,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Risikomanagement.

 

Aufgrund ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)
Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)
Hierzu gehören insbesondere die Erfüllung von steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften, Buchführung und kaufmännische Rechnungslegung.

 

4.  Datenweitergabe
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten und abhängig von Art und Umfang der erteilten Aufträge haben nur bestimmte Abteilungen und Organisationseinheiten Zugriff auf personenbezogene Daten. Wir können personenbezogene Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Hierzu gehören folgende Stellen:

  • von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Logistik, die ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten,
  • öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • unsere Mitarbeiter, Berater, Vertreter, Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer,
  • Personen und spezialisierte Unternehmen, die wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und zur Erledigung des von Ihnen erteilten Auftrags als Nachunternehmer einsetzen,
  • sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

 

5  Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten unserer Kunden und Lieferanten grundsätzlich, solange wir an dieser Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und die Interessen der betroffenen Personen an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen. Dies ist in der Regel die Dauer der Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrages umfasst.
Auch ohne berechtigtes Interesse können wir die Daten weiterhin speichern, wenn wir hierzu gesetzlich, etwa zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten, verpflichtet sind. Die verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Aufbewahrungsfristen betragen bis zu zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach den §§ 195 ff BGB in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

 

6.  Übermittlung an Drittländer
Ihre Daten werden in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) bzw. der Europäischen Union (EU) nur übermittelt, soweit dies zur Ausführung und Abwicklung ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie hierzu ausdrücklich ihre Einwilligung erteilt haben.

 

7.  Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Bei der Begründung oder im Verlauf der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling. Sofern wir derartige Verfahren im Einzelfall einsetzen sollten, werden wir betroffene Personen hierüber im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren.

 

8.  Datenschutzrechte
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können Sie zentral gegenüber der HSW AG oder gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen individuell geltend machen. Außerdem haben sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).